1、寫作新聞稿標題。新聞稿標題必須簡潔、清晰、正中主題，也即新聞主題的進一步濃縮。許多公關人員都建議在寫完新聞稿後再擬標題，如果你比較信賴這種方法，就先別管標題，等寫完正文後再來考慮。另外，標題也是能夠用來吸引眼球的工具，在整篇新聞稿中有着至關重要的地位。例如：wikiHow成爲公認的最具可靠性的資訊來源。 現在你理解了嗎？一旦看到這樣的標題，你就會有深入瞭解的慾望。正如報刊新聞的標題必須吸引讀者眼球一樣，新聞稿的標題也必須吸引記者的眼球。標題可以描述一家企業新近的成就、一個具有新聞價值的活動、一件新產品或一項新服務。
標題要加粗。 標題除了加粗以外，字號也常常比正文部分要大。如果你需要撰寫英文新聞稿，那麼新聞稿標題一般用現在時，也會包含“a”及”the”等介詞，在某些語境下也會用到不定式“to be”。
此外，在傳統的英文新聞稿中，標題首字母及專有名詞首字母大寫。其餘字母小寫。有時利用特殊字型將其餘字母設成小型大寫字母也能達到吸引眼球的目的，但是不要把每個字都設成大寫。
提取關鍵詞。寫作標題最簡單的方法就是提取新聞稿中的關鍵詞。有了關鍵詞，再來考慮如何將其連成邏輯通順、奪人眼球的表達。如果你需要在標題後寫一句概述，那麼也可以採取同樣的方法。利用關鍵詞寫標題，能使你的新聞稿更加容易被搜尋引擎搜尋到，也方便記者及讀者瞭解新聞稿的大意。本指南第一步的每個首句其實就體現了這個道理，這種總結方式也適用於新聞稿標題。
2、寫作正文。你希望記者的深度報道中有什麼樣的內容，你所撰寫的新聞稿就要有相應的內容。記住，大多數記者都是大忙人，他們沒有時間去深入瞭解某家企業的重大公告，所以你的新聞稿就是記者進行深度報道的主要資訊來源。換句話說，你希望記者報道什麼，新聞稿裏就要寫什麼。首先寫上日期及發出新聞的城市。如果不知道新聞該算那座城市——如在北京寫了一篇關於某公司上海分公司的新聞——那就可以把城市省去。
導語（或首句）應簡單闡述新聞事件並引起讀者興趣。例如，如果標題是“科林出版社（Careen Publishing）出版最新二戰小說”，那麼首句就可以這樣寫：“今日卡布倫出版有限公司（Carpren Publishing, Ltd.）出版了著名作家Arcy Kay的二戰小說，這也是該公司出版的首部二戰小說。”這句話就擴充了的標題的內容，加入了更多細節，使讀者對新聞的瞭解更加深入。接下來的兩句話就要在導語的基礎上進一步擴充。
新聞稿正文要緊湊。要避免冗長的句子及段落，避免重複及濫用華麗辭藻或術語。應力求簡潔，不說廢話。
正文第一段（2-3句話）應概述全文，然後適當加入細節。在這個快節奏的社會，不論是記者還是讀者，如果第一眼覺得對一篇新聞不感興趣，根本就不會把全文看完。
談事實，即活動、產品、服務、人物、目標、計劃、項目等。要提供儘可能多的事實，這纔是寫作新聞稿。要寫出好的新聞稿，一個簡單的方法就是要涵蓋以下新聞要素：何人（Who）、何事（What）、何時（When）、何地（Where）、爲何（Why）及如何（How）。
3、交代5個W及1個H。何人（Who）、何事（What）、何時（When）、何地（Where）、爲何（Why）及如何（How）幾乎可以涵蓋一個事件的全部內容，下面將以上述新聞爲例，分析一下其中涵蓋的新聞要素：新聞涉及何人？卡布倫出版公司。
新聞報道何事？卡布倫出版公司出書。
事件發生於何時？明天。
事件發生於何地？明天所有的主要市場上。
爲何成爲新聞？因爲這書是知名作家Arcy Kay寫的。
事件將如何進行？公司將在芝加哥舉辦籤售會，接下來就是到各地主要城市舉辦小說巡展。理清了基本要素，就可以把主要人物、產品、事件、日期及與新聞相關的其他資訊寫成連貫的文字了。
如果你的公司不是新聞事件的主體，但是確實是新聞的提供方，那麼也要在正文中寫明。
新聞稿要簡短、切中主題。如果直接向媒體寄送紙質稿，那幺正文必須使用兩倍行距。
你的新聞稿越有新聞價值，就越可能被記者選中從而對其進行深度報道。瞭解下對於特定的市場來說，什麼纔是“具有新聞價值”的新聞，然後根據你獲得的資訊去吸引記者編輯吧。
4、新聞稿要乾淨利落、具有吸引力。新聞稿寄出去後，和其他類似稿件一起被丟棄在一邊的可能性也很大，所以如果你想自己的稿件被選中，就一定要出彩。不但要出彩，而且要儘量接近能夠直接發表的要求。當編輯閱讀你的稿件時，他/她也在思考要花多久才能把你的新聞稿改成可以發表的文章。所以如果你的文章錯誤連連、資訊殘缺或者需要重寫，那麼他/她就會覺得太浪費時間了。因此你必須做到語法正確、掌握寫作基本知識並且有事可寫。
想想接收你稿件的媒體是否會對你寫的東西感興趣。如果你寄給了對的人，那麼他們顯然會很欣賞；但如果寄給了錯的人，你不就是在浪費時間嗎？把高質量的新聞稿（記住，這是新聞，不是廣告）寄給對的人，纔是正道。早上寄達的新聞稿比較能引起編輯的重視。早上的時候，媒體的人才有時間把你的新聞歸入他們已經在採寫的新聞中，在這一點上，你要做個細心的人。
5、加入其它資訊。也就是說要提供一些證實你的新聞的材料，比如：網上是不是能找到讀者認爲有用的、有關你公司的資訊？如果有的話，就要加進去。如果你不放心自己寫的內容，就可以上網瞭解一下已有的資訊，因爲有人可能剛好在寫和你一樣的內容。PR Web 及PR Newswire 是較好的瞭解渠道。
1、學習基本的結構。現在，你已經有了寫作新聞稿所需的全部素材，那麼你打算怎樣寫成文呢？對於初學者來說，新聞稿一定不要寫得太長，至多一頁紙。沒有人會浪費時間在5頁紙的長篇大論上，除非是你寫的是第三次世界大戰。以下是新聞稿中應包含的內容（有些我們已經在上面講過）：即時發佈 的新聞應在頁面頂部居左標明。如果你想讓新聞延緩發佈，就要在上面註明你想要延緩到哪一天。如果新聞稿上沒有註明日期，就會被默認爲是即時發佈的新聞。
日期下面應居中寫上標題。標題下面可以用斜體寫上副標題（起到進一步闡釋標題的作用）。
第一段：寫出最重要的資訊。以日期或地點開頭可以讓新聞稿更有”新聞味“。
第二（或第三）段：寫出次要資訊。這部分應包含引語及事實。
公司資訊：這部分提供與公司本身 有關的資訊。你們是一傢什麼樣的公司？你們有哪些成就？你們的企業目標是什麼？
聯繫方式：提供作者（即你自己）的聯繫方式。如果媒體對你的稿件感興趣，他們就需要知道怎樣聯繫你。
多媒體平臺聯繫方式：在當今這個時代，給別人一個公司的推特公共賬號也是有必要的。
2、在正文下面寫公司資訊。公司資訊即與你公司相關的資訊。當記者利用你的新聞稿寫作新聞時，肯定會提及你的公司，寫上這部分資訊，就方便了記者。這部分的標題應該是"”關於XX公司“。"
寫完標題後，用一兩段介紹一下公司，每段5-6句話。這部分文字必須介紹你公司的基本情況、核心業務及商業政策。現在許多企業都有正式的宣傳手冊、宣傳片及企業策劃書等等，這些材料都可以引用到這一部分中來。
在這部分結尾，貼上公司的網址。網址應以完整的URL形式提供，如：http://www.example.com，不要做超連結，否則打印成紙質稿的話，人家就只看得到“點此開啟”。
如果公司有獨立的新聞網，就要把新聞網的網址貼在這裏。因爲新聞網上通常會有聯繫方式及宣傳材料。
3、寫上你個人的聯繫方式。如果你的新聞稿確實具有新聞價值，那麼記者自然會想要進一步瞭解，也可能想要採訪幾個相關人物。如果你認爲讓媒體聯繫一下新聞中的關鍵人物也沒問題，那麼你也可以把他們的聯繫方式放在新聞稿中。例如，如果你的公司有了一項發明，你就可以提供研發小組的聯繫方式。如果個人不方便接受採訪，就要提供公司媒體部門或公關部門的聯繫方式。如果你們公司沒有特定的部門負責與媒體打交道，那就要指定某一個人專門負責扮演媒體與公司之間的橋樑。
聯繫對象必須直接與特定的新聞相關。聯繫方式必須包括：公司的正式名稱
媒體部門的正式名稱及聯繫人
公司地址
方便聯繫的時間
電話及傳真號碼（要有正確的國家/城市編號及分機號碼）
手機號碼（可選）
電子郵箱
公司網址
4、如果可以的話，在裏面放一個新聞稿網絡版本的連結。每寫完一篇新聞稿就上傳到自己的網站上是個好習慣，這樣既方便你提供連結，又能達到儲存資料的目的。
5、用3個”#“號表示新聞稿的結尾。”#”號要居中顯示在正文的最後一行，這是新聞界的一個標準，你可能會覺得有點冗餘，但事實並非如此，這就是規定而已。
新聞稿要發給特定媒體中專門負責這一類新聞的記者。負責人的資訊一般可以在媒體網站上找到。如果你同時給多家媒體、多名記者寄送新聞稿，那就說明你是在投機取巧，而不是在針對特定的市場宣傳。
用電子郵件發送新聞稿，少用花哨的字型。超大的字型及花哨的顏色不會給你的新聞稿添彩，只會轉移別人的注意力。新聞稿要直接放在郵件正文中，不要以附件的形式發送。如果你非要以附件發送的話，就要用純文字或富文字格式的檔案。Word文檔是大多數媒體都能接受的，但如果你的word版本比較高，就要把docx格式檔案另存爲doc格式。現在的媒體，尤其是紙媒，經濟都比較緊張，所以他們的軟件可能更新比較慢。只有當你的資料中包含大量圖表時，才使用PDF文檔。另外，不要把新聞稿打出來以後再掃描成jpeg檔案發送，這既浪費對方編輯的時間，也浪費你自己的時間，直接把新聞稿內容打在郵件正文裏就可以了。
在新聞稿完成前，犯不着絞盡腦汁想標題。新聞稿經報社、雜誌社編輯後，還會重新擬題，不過如果你起了一個特別好的標題，也會提升稿件被採用的機會。標題一定要簡潔明瞭。一般建議大家在寫完新聞稿前先不要擬題，因爲你也不知道你的採訪對象會說什麼，你寫的具體內容又是什麼。只有當你寫完初稿、開始修改導語（不修改也可以）的時候，纔可以考慮擬題。
看看網上正式的新聞稿是怎樣寫的，學習新聞稿寫作的風格、措辭、結構及格式。
將新聞稿標題作爲郵件主題。如果你的標題非常奪人眼球，也會使你的郵件脫穎而出，吸引編輯的注意。
標題、副標題及正文中都中要註明公司名稱，這樣新聞界人士及其他讀者都可以透過搜尋引擎更加容易地搜尋到你的新聞稿。如果你是寄送紙質稿，就要把公司名稱寫在信頭裏。
少用術語。如果出於表達準確的目的而用到行業術語，就一定要給出定義。
後續報道可以將新聞稿拓展成一篇完整的新聞報道。
媒體非常講究時效性。所以你寫的新聞必須是新近事件，時間不能隔太久，新聞發生的地點也不能太遠。
記住，大多數編輯室都在面臨工作負擔重、人手不夠的問題。如果你的新聞稿能爲他們提供方便，就比較容易發表。如果你的新聞稿相當接近發表的要求，那麼編輯可能都不怎麼需要改就直接發表了；但如果你的文章裏滿是浮誇的宣傳語、錯誤的格式等等，那麼編輯肯定會刪除這些沒用的東西。編輯就是決定文章採用與否的人，所以不要浪費他的時間。公司的基本情況倒是要介紹清楚的，不要也一定要準確、真實。
新聞內容應該積極向上。儘量不要寫類似“在前任董事長辭職後”或“在消沉了一段時間後”這樣的詞句。因爲記者可能會把注意力轉移到調查這些事情、而不是你想要透過新聞稿強調的內容上來。有時就算這種事情是無害的——比如董事長可能是因爲身體不好而辭職——你也可能會對最終的稿件感到不滿意。
在未經允許的情況下，不要在新聞稿裏泄露別人的聯繫方式。另外，你在新聞稿中提供的可以聯繫的人，必須在新聞稿寄出後所有合理的時間段內保持聯繫暢通。
用電子郵件發送新聞稿時，不要以“新聞稿”作爲郵件主題。這樣的郵件只會淹沒在其他平淡無奇的郵件中，想吸引編輯的注意，就要把你奪人眼球的新聞標題作爲郵件主題，如“某公司與政府簽下1800億元合同”。
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