1、開頭：頂格寫上收信機關的名稱，應瞭解掌握收信機關的行政職能，應當向依法有權處理的本級或上一級行政機關提出。
信訪人即使向最高層級的機關提出，有關機關也要按照《信訪條例》的規定，轉送或交辦給依法有權處理的機關。
不要一信多投或投寄給不屬於該機關行政職權內處理範圍。如果確定不了行政機關，可投寄給信訪工作機構。
介紹一下信訪人自己的自然情況，如：姓名、工作單位、職務、住址等等。如果是聯名信需署上兩名信訪人代表的姓名、所在單位、詳細地址及所代表的人數。
2、正文：按照《信訪條例》第十九條規定：“信訪人提出信訪事項，應當客觀真實，對所提供材料內容的真實性負責，不得捏造、歪曲事實，不得誣告，陷害他人。”
信訪人提出信訪事項，就是爲了證明其合法利益受到侵害，或者是信訪人生產生活中存在困難和問題，從而獲得信訪救助。
爲了便於行政機關證實信訪人提出的事項應該獲得信訪救助，信訪人要如實提供材料、反映真實情況。因此，信訪人對信訪事項的陳述必須客觀的表達其本來面目，是怎麼回事就怎麼寫，原原本本，不加任何藝術處理或修辭，更不能根據自己的想法“隨意推測” 、着意描繪;是什麼程度就講什麼程度，不能添油加醋，故弄玄虛，更不能隨意虛構，危言聳聽。
3、結尾：寫信訪人的訴求，即要求解決什麼問題，本人聯繫電話和郵政編碼。這樣便於收信機關和受理機關與寫信人溝通聯繫。如果是聯名信，要由每位信訪人親自簽名。只標明人數的多人聯名信，要寫上兩名代表的姓名、所在單位、通信地址、聯繫電話和郵編，而且必須由本人親自簽名，方是有效署名信件。
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