（一）會議總體方案的含義 會議總體方案是對所要舉辦的會議進行總體安排的策劃文案，是會議預案的一種。
（二）會議總體方案的基本內容 1.會議的名稱。會議名稱的確定一般採用揭示會議主題、主辦者、功能、與會者、範圍、時間和屆次、地點、方式等特徵的方法。
2.會議的目標和指導思想。 3.會議的主題、議題和議程。
4.會議的對象、規格和規模。會議對象要分清正式成員、列席成員、特邀成員、旁聽成員。
5.會議的時間。包括會議時機的選擇，會議的起訖時間，會期和日程安排。
6.會議的地點。一是選擇合適的舉辦地，如國際性會議要考慮選擇在什麼國家或地區以及什麼城市舉行；二是選擇合適的場館（包括會場、賓館的規格及佈置要求等）。
7.主辦、協辦單位以及擬設立的會議組織機構，如主席團、組織委員會、指導委員會、執行委員會、學術委員會、祕書處、籌備組的構成等。 8.會議的舉行方式、配套活動以及輔助活動的日程安排，如參觀、遊覽、娛樂、聚餐等。
9.會議的接待、後勤保障措施和技術手段。 10.會議的宣傳方式，如召開新聞發佈會、編寫會議簡報、邀請記者採訪、發送新聞稿件等。
11.會議經費的預算以及籌集經費的渠道和方式。 12.其他應當說明的事項。
（三）會議總體方案的結構與寫法 1.標題。寫明會議的全稱和策劃書或方案（預案），如“**國際學術會議籌備（總體）方案”。
“總體”二字也可以不寫。 2.主送機關。
直接上報上級機關，應當寫明上級機關的名稱。以請示的附件上報的，可不寫主送機關。
3.正文。正文部分應當逐項載明總體方案的具體內容，結構安排上一般採用序號加小標題的結構體例。
開頭部分可用一段文字寫明制定方案的目的和依據，然後用序號編排各個層次。表述有兩種方法：一種是詳述法，詳細表述各項具體安排。
另一種是簡述法，對所涉及的各方面的計劃作原則性的安排，具體實施的要求透過各個專題策劃文案來表述。直接上報請求批准的方案，結尾處要寫“以上方案請審批”等字樣。
正文寫作要做到總攬全局、目標清楚、思路清晰、分工明確、綜合協調。 4.附件。
如有附件，在正文下方寫明附件的名稱和序號。 5.落款。
署制定機構名稱。經審批下發執行的總體方案也可署審批機關的名稱。
6.成文時間。寫正式提交的日期。
2.會務策劃書怎麼寫一、策劃書名稱
儘可能具體的寫出策劃名稱，如“*年*月**大學**活動策劃書”，置於頁面中央，當然可以寫出正標題後將此作爲副標題寫在下面。
二、活動背景 ：
這部分內容應根據策劃書的特點在以下項目中選取內容重點闡述；具體項目有：基本情況簡介、主要執行對象、近期狀況、組織部門、活動開展原因、社會影響、以及相關目的動機。其次應說明問題的環境特徵，主要考慮環境的內在優勢、弱點、機會及威脅等因素，對其作好全面的分析（SWOT分析），將內容重點放在環境分析的各項因素上，對過去現在的情況進行詳細的描述，並透過對情況的預測制定計劃。如環境不明，則應該透過調查研究等方式進行分析加以補充。
三、活動目的、意義和目標：
活動的目的、意義應用簡潔明瞭的語言將目的要點表述清楚；在陳述目的要點時，該活動的核心構成或策劃的獨到之處及由此產生的意義（經濟效益、社會利益、媒體效應等）都應該明確寫出。活動目標要具體化，並需要滿足重要性、可行性、時效性
四、資源需要：
列出所需人力資源，物力資源，包括使用的地方，如教室或使用活動中心都詳細列出。可以列爲已有資源和需要資源兩部分。
五、活動開展：
作爲策劃的正文部分，表現方式要簡潔明瞭，使人容易理解，但表述方面要力求詳盡，寫出每一點能設想到的東西，沒有遺漏。在此部分中，不僅僅侷限於用文字表述，也可適當加入統計圖表等；對策劃的各工作項目，應按照時間的先後順序排列，繪製實施時間表有助於方案覈查。人員的組織配置、活動對象、相應權責及時間地點也應在這部分加以說明，執行的應變程序也應該在這部分加以考慮。
這裏可以提供一些參考方面：會場佈置、接待室、嘉賓座次、贊助方式、合同協議、媒體支援、校園宣傳、廣告製作、主持、領導講話、司儀、會場服務、電子背景、燈光、音響、攝像、資訊聯絡、技術支援、秩序維持、衣着、指揮中心、現場氣氛調節、接送車輛、活動後清理人員、合影、餐飲招待、後續聯絡等。請根據實情自行調節。
六、經費預算：
活動的各項費用在根據實際情況進行具體、周密的計算後，用清晰明瞭的形式列出。
七、活動中應注意的問題及細節：
內外環境的變化，不可避免的會給方案的執行帶來一些不確定
性因素，因此，當環境變化時是否有應變措施，損失的概率是多少，造成的損失多大，應急措施等也應在策劃中加以說明。
八、活動負責人及主要參與者：
註明組織者、參與者姓名、嘉賓、單位（如果是小組策劃應註明小組名稱、負責人）。
注意：
1、本策劃書提供基本參考方面，小型策劃書可以直接填充；大型策劃書可以不拘泥於表格，自行設計，力求內容詳盡、頁面美觀；
2、可以專門給策劃書製作封頁，力求簡單，凝重；策劃書可以進行包裝，如用設計的徽標做頁眉，圖文並茂等；
3、如有附件可以附於策劃書後面，也可單獨裝訂；
4、策劃書需從紙張的長邊裝訂；
5、一個大策劃書，可以有若干子策劃書。
注：1、該策劃書格式由我和我的學生助手張志永共同完成，感謝他的辛勤勞動；
2、本格式主要參閱書目類別爲：營銷策劃、項目管理和創業計劃指導書；
3、SWOT分析是現代管理一種分析技術，我們認爲它的應用領域廣泛，特將其引入大學活動策劃；
4、項目尚不夠齊全，歡迎網友指出其中不足並做以補充，讓它的實用性和易用性更強一些；
3.會議的策劃怎麼寫◇會場預約◇
我們將根據你的需要，爲您具體分析各種情況作出最完美的策劃；我們將根據會議的級別，爲您選擇會議舉辦地；我們將根據會議對周邊環境的要求，爲您確定具體舉辦地點；我們將根據會議的具體情況，確定是否將會議劃分爲幾個分會場，選擇分會場的地點，並提前爲您預約。 ◇負責會場的佈局，設備安裝調試◇
我們將根據會議的具體情況，爲您設計並安排會場的佈局，細緻周到地設計好所有的細節；我們將根據您的需要，爲您提供會議所需要的所有設備，並提前安放在指定位置；我們將根據您的需要，提前爲您調試好設備，並進行演練，確保會議的順利進行。◇印刷材料的設計製作◇
我們將爲您的會議提供宣傳冊等印刷品設計、生產一條龍服務；我們將根據會議的具體需求，設計印刷品的樣式、內容、選擇圖案；我們將會爲您的印刷品指定專門的廠家生產以及印刷；我們將根據您的需要，提前把印刷品送到會場或指定位置.◇參會者的接送◇
我們將根據參加會議者的具體情況以及人數多少安排相應的車輛；我們的專車將會提前在指定位置等待參會人員，把參會人員迅速、安全地送到會場或下榻酒店.◇參會者的餐飲◇
我們將根據參會人員的喜好，爲您預定各種形式的餐會：西餐、中餐、自助餐、宴會等等；我們將根據參會人員的具體情況以及會場和下榻酒店的地點，爲您推薦不同的用餐地點.
◇參會者業餘時間的安排◇
我們將根據參會人員的喜好，爲您設計不同的休閒方式；我們可以爲您設計專門的旅遊線路，方便您的出行；我們將爲您介紹下榻酒店附近的娛樂設施，供你選擇
一、時間：2007-02-04
二、地點：項目部會議室
三、名稱：安全例會紀要
四、紀要內容：
2007年2月4日下午兩點，安監部組織各二級單位和外協單位負責人在項目部會議室召開周安全工作例會，紀要如下：
1、對上週安全檢查提出問題及安排事項進行逐項落實，對腳手架搭設等情況進行了重點強調、佈置。要求各專業做好日常安全工作的保持，做好春節前的各項安全工作。
2、要求各部門組織學習業主、上級下發的安全檔案，做好春節前後的安全管理工作和現場禁菸工作。
3、春節期間值班人員報護衛隊，做好人員的管理控制。
4、各部門、外協單位對於現階段的生產工作要安排好，加強職工思想穩定的教育。
5、現在的主要工作是空冷島區域吊裝和汽機房內安裝工作及保溫等工作，天氣寒冷，施工人員的動作不靈活，重點做好防高處墜落和高處落物工作。
6、各專業做好冬季安全培訓，要針對..地區冬、春季風大的情況對項目部編制的防護措施及應急響應方案重點學習。
參加人員：
。。。。、
4.會議計劃書一、會名
二、會議時間：年x年X月X日至X日，會期天
三、會場地點及主會場
四、參加人員和人數
五、大會主持人：
六、會務負責人：
七、議題和議程：
八、其他活動：
九、後勤服務安排
十、經費預算：：
十一、附件：會議日程表
十二、會務工作程序表：
十三、會議主題報告
十四、領導人的開幕詞、閉幕詞
十五、準備在會上交流的典型經驗材料
十六、準備作大會重點發言的發言稿
十七、需提交給與會人員參考的各種材料
十八、提前寄發，主要是內容重要、需要基層充分討論的檔案
十九、報到時發放，就是將資料提前分裝在會議資料袋中，在報到時發放。
二十、發出會議通知
二十一、後勤服務
二十二、佈置會場
二十三、安排發言
二十四、會議記錄
二十五、起草、修改會議檔案，準備總結髮言
二十六、會間後勤服務
二十七、會後的文字工作
二十八、會議文書材料的收集和歸檔
二十九、會議後勤服務的善後工作
三十、會務工作總結
5.會務會議策劃怎麼做會議組織流程
1、明確活動背景、目的
2、明確活動主題、時間、地點、參與人員、參與人數、活動內容、相關準備材料種類、數量
3、組織會務工作小組，確定會務組領導及成員，制定會議準備工作部署
4、根據確定的會議議程，制定會議預算，申請專項會務費用
5、確定明確的會議議程、落實參會人員參加情況、會議具體地點情況、參會人員住宿安排情況、會議車輛情況，安全應急預案情況，形成會務指南樣稿，經會議小組領導確認後開始印刷
6、發佈會議通知，包括會議時間、地點、提交會議材料格式要求、參會人員
7、確認發言人，選擇標準：有演講能力、有影響力、受到普遍尊重的、實際經歷豐富、感人或幽默的故事
8、根據時間進行預演，防止時間不夠和提前結束的現象
9、活動前期宣傳
10、確定背景圖、橫幅、參會證、桌籤、路引、活動現場路線圖的樣式和內容，經會議小組領導確認後，開始製作橫幅、參會證、桌籤等
11、檢查各項宣傳材料到位情況，包括橫幅、路引、桌籤、參會證
12、參會人員房間安排、餐飲安排
13、提前安排人員到達會議現場，安排會議室、住宿、餐飲事宜
14、檢查各項會務資料到位情況，包括彙報材料、會務指南等
15、檢查會議住宿、餐飲安排情況，如有晚宴，要協調好地點、酒水
16、確定進場時間、搭建內容
17、提前一天與主持人溝通，進行現場彩排與準備
18、組織布置會議室，並確定室內各項設備到位情況，包括桌椅擺設、投影儀、會議電腦、麥克風、電話會議機、打印機、錄音筆、激光筆、電源、紙、筆、飲用水、鮮花、茶歇、應急藥品、攝影攝像設備
19、全面檢查各項工作落實情況，安排好指引人員、會議記錄人員、會議電腦投影儀操作人員、攝影攝像人員，統一着裝
20、確定參會人員到會議所在地具體時間，做好分組
21、專人舉牌迎接來賓，引領至接待區集中，同時段來賓集合完畢，引領上車。至酒店，引導到接待臺簽到。
22、熟悉來賓的工作人員應站在大門口迎接，做好參會簽到，人員到位後發放房卡、資料袋，包括會務指南、參會證、紙筆、溫馨提示（注意事項提醒、用餐及活動提醒）
23、VIP接待：專人專車全程陪同，專車送達酒店，引至貴賓區休息，代辦手續，送至房間。開會時由進階別的領導親自陪同，指引坐在前排
24、選好合影位置
25、回程票務協調
26、送賓流程：在酒店大堂定時定班， 專人領隊，專人跟車
27、會議結束後，回收自帶物品、整理會議紀要，發佈會議成果，總結會議組織經驗教訓
6.如何制定完善的會議計劃如何制定完善的會議計劃明確職責任務：會議有多種類型，不同的會議需要不同的環境，召開會議是要達到一定的目的和目標。
因此第一個重要步驟是收集方方面面的資訊，透過收集這些資訊可以制定出手頭衆多工作的計劃。制訂完善的會議計劃確定必須要做的事項以滿足會議的需要並達到會議預期目標。
制訂預算：制定可行預算或按既定預算安排有關工作；確定各項工作的時間安排。-交通費用：1、出發地至會務地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通；2、會議期間交通費用——主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。
3、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港**通費用。-會議室費用：1、會議場地租金——通常而言，場地的租賃已經包含某些常用設施，譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規設施並不涵蓋在內——比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發言線路時也可能需要另外的預算。
2、會議設施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術支援與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求（通常可向專業的會議服務公司諮詢，以便獲得最適宜的性價比），否則可能影響會議的進行。
另外，這些會議設施由於品牌、產地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。3、會場佈置費用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。
如果有特殊要求，可以與專業的會議服務商協商。4、其他支援費用——這些支援通常包括廣告及印刷、禮儀、祕書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關係等。
基於這些支援均爲臨時性質，如果會議主辦方分別尋找這些行業支援的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業會議服務商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務專業的支援。對於這些單項服務支援，主辦方應儘可能細化各項要求，並單獨簽訂服務協議。
-住宿費用：住宿的費用應該非常好理解——值得注意的只是住宿費裏面有些價格是完全價格，而有的是需要另外加收政府稅金的。對於會議而言，住宿費可能是主要的開支之一。
找專業的會展服務商通常能獲得較好的折扣。正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外，還與客房內開放的服務項目有關——譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、水果提供等服務是否開放有關。
應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及範圍。-餐飲費用：會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很複雜，這取決於會議議程需要及會議目的。
1、早餐：通常是自助餐，當然也可以採取圍桌式就餐，費用按人數計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15%，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數結算——而改爲按預定人數收取費用）2、中餐及午餐：中餐及午餐基本屬於正餐，可以採取人數預算——自助餐形式，按桌預算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行採購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數量的服務費用。
3、酒水及服務費：通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準的基礎上加收15%左右的服務費。
4、會場茶歇：此項費用基本上是按人數預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用，如果主辦方需要非程序服務，可能需要而外的預算。
通常情況下，茶歇的種類可分爲西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等爲主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心爲主。5、聯誼酒會/舞會：事實上，聯誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會複雜，宴會只要設定好餐標與規模，預算很容易計算。
但酒會/舞會的預算設計到場地與節目支援，其預算可能需要比較長的時間確認。-旅遊費用：通常再會議結束以後會安排與會代表參加當地特色的旅遊活動，一般來說可以找一些旅行社來安排會議旅遊，費用由旅行社根據會議人數和天數報價。
-設備視聽費用：除非在室外進行，否則視聽設備的費用通常可以忽略。如果爲了公共關係效果而不得不在室外進行，視聽設備的預算就比較複雜，包括：設備本身的租賃費用，通常按天計算；設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支援費用，可讓會展服務商代理；音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委託代理。
-宴請及演出費用：通常可以選定節目後按場次計算——預算金額通常與節目表演難度及參與人數正相關。在適宜地點如果有。
7.什麼是會務組織安排【案例】 小A是剛畢業不久的年輕大學生，進入公司之後，他所處理的很大一部分工作是會議組織事務，可這也成爲他最大的一個煩惱。
由於公司領導衆多，會議也多，時間和場地總是會出現衝突，再加上沒有會議主持人 進行管理，總是產生議程混亂，議而不決，冗長低效的情況。領導不止一次地批評了小A，小A也很委屈，學校裏的會哪有這麼麻煩，隨便拉到一個教室，兩三句話就講完了，哪裏還能考慮到這麼多問題。
憂心忡忡的小A來到了李教授的辦公室，就他所遇到的問題進行請教。 【解疑】 小A（以下簡稱A）：李教授，爲什麼一件簡簡單單的會議組織我都做不好呢？ 李教授（以下簡稱李）：呵呵，看似簡單，其實並不簡單，它也是一項龐大的系統工程啊。
你所遇到的，其實是我們所說的商務禮儀的問題。 A：商務禮儀是什麼概念？ 李：商務禮儀是在商務活動中體現相互尊重的行爲準則，它是一種行爲的準則，用來約束我們日常商務活動的方方面面。
它的核心作用是爲了體現人與 人之間的相互尊重。我們可以用一種簡單的方式來概括商務禮儀，它是商務活動中對人的儀容儀表和言談舉止的普遍要求。
儀容儀表是指個人的形象。言談舉止是指每一個人在商務活動中的職業表現。
A：那麼李教授，從商務禮儀的角度來看，怎樣才能組織好一場會議呢？ 李：首先你要對會議的性質有所瞭解。 按參會人員來分類，會議基本上可以簡單地分成公司外部會議和公司內部會議。
公司外部會議，可以分成產品發佈會、研討會、座談會等。內部會議包括定期的工作周例會、月例會、年終的總結會、表彰會，以及計劃會等等。
A：每次開會前我總是手忙腳亂，好像有一堆事情需要確定，但卻總是等到最後一分鐘才定下來，還經常漏掉一些事項。 李：年輕人毛躁點可以理解。
從商務禮儀的角度，我們將會議分成會議前、會議中、會議後。 在會議前的準備工作中，我們需要注意以下這幾方面： WHEN-時間，你要告訴所有的參會人員，會議開始的時間和要進行多長時間。
這樣能夠讓參加會議的人員很好地安排自己的工作。 WHERE-地點，是指會議在什麼地點進行，要注意會議室的佈局是不是適合這個會議的進行。
WHO-人物，以外部客戶參加的公司外部會議爲例，會議有哪些人物來參加，公司這邊誰來出席，是不是已經請到了適合外部的嘉賓來出席這個會議。 WHAT-會議的議題，就是要討論哪些問題。
OTHERS-會議物品的準備，就是根據這次會議的類型、目的，需要哪些物品。比如紙、筆、筆記本、投影儀等等是不是需要用咖啡、小點心等。
A：聽您這麼一說，我就明白多了，還有一個問題讓我經常受領導批評，座位怎麼排，怎麼坐都很有講究，可是我一點也不懂。 李：在中國傳統文化中，十分講究長幼尊卑之分，同樣在商務禮儀中也會面臨這樣一些需要排定坐次的情況。
一般情況下，會議座次的安排分成兩類：方桌會議和圓桌會議。 如果會議室中是長方形的桌子，包括橢圓形，就是所謂的方桌會議，方桌可以體現主次。
在方桌會議中，特別要注意座次的安排。如果只有一位領導，那麼他一般坐在這個長方形的短邊的這邊，或者是比較靠裏的位置。
就是說以會議室的門爲基準點，在裏側是主賓的位置。如果是由主客雙方來參加的會議，一般分兩側來就坐，主人坐在會議桌的右邊，而客人坐在會議桌的左邊。
還有一種是爲了儘量避免這種主次的安排，而以圓形桌爲佈局，就是圓桌會議。在圓桌會議中，則可以不用拘泥這麼多的禮節，主要記住以門作爲基準點，比較靠裏面的位置是比較主要的座位，就可以了。
A：還有，在會議進行過程中，大家總是沒有重點，東拉西扯，該解決的問題沒有解決，無關緊要的話反倒扯了一堆，最後搞得大家筋疲力盡，不了了之。 李：這就需要一個會議主持人作爲議程管理的核心了。
一個有經驗的會議主持人應該起到以下作用： •介紹參會人員 •控制會議進程 •避免跑題或議而不決 •控制會議時間 當然會議之前的溝通也很重要，讓大家對議題充分熟悉，有的放矢，不做空談，能夠就重要事項達成共識，這就是一個高效會議的訣竅。 A：謝謝李教授，聽完您這番話，我對以後的工作充滿了信心，不會再犯向以前那樣幼稚的錯誤了。
李：呵呵，年輕人犯錯誤，連上帝都會原諒的，我再提醒你幾點。 在會議完畢之後，我們應該注意以下細節，才能夠體現出良好的商務禮儀。
主要包括： •會談要形成文字結果，哪怕沒有文字結果，也要形成階段性的決議，落實到紙面上，還應該有專人負責相關事物的跟進； •贈送公司的紀念品； •參觀，如參觀公司，或廠房等。 •如果必要，合影留念。
有始有終，纔是一個負責任的會議組織者。
8.如何寫會議流程策劃會議議程只是會議流程的部分環節，下面提供會議流程： 會議流程 總結我們提供會議服務的經驗，一般而言，您的會議確定以及成功舉行，大多經過以下幾個環節： 1、策劃 我們提供會展企劃代理 ，告訴我們你的想法或者點子，我們爲你提供可行性方案、會議回執，我們過去的成功經驗，都將成爲您成功舉辦會議的基礎。
2、諮詢 在此階段，我們將與委託方進行初步溝通，並就委託方的一些關心點提出預案供選擇、推薦合適的會議型酒店、餐飲場所及與預算相適應的菜譜、會議交通流程、接待流程等。 3、考察 在雙方進一步取得互信後，我們會安排您或者您的代表到目的地考察我們爲您提供的酒店、會議場地、環境、交通車輛及所需的設備細節等等，並在此階段就服務項目、服務流程、推進計劃、服務價格等內容進行深入探討，大致明確雙方的責任與義務。
4、確定 這個時間需要的是耐心與細緻--我們得一一推敲設想得流程及預案，儘可能把方案細化，然後以書面的形式確認雙方的權利、義務與責任，並簽署相關服務協議。 5、執行 嚴格而又人性化地執行協議，將是雙方合作精神的高度昇華。
不管設想如何完美，任何計劃都是存在紕漏的，需要合作雙方本着合作的理念，拋開暫時的不合，以會展的圓滿結局爲一致奮鬥目標。在此期間，雙方需要口頭或書面承諾原來協議以外的服務視爲協議的延伸，並臨時決定雙方簽字負責人，所有臨時往來允許採取事前商議、事後結算的方式執行。
6、結算 雙方財務人員認真核對各類單據，嚴格按照協議執行覈算。 以下爲相應的流程介紹 一。
會前： 1. 與會議主辦方洽談，瞭解相關會議需求； 2. 提供會議所需要的航班、火車/汽車車次、住宿酒店、會議場所、交通等資訊。並制定完備的會議預案書給會議方； 3. 一般性會議利用網絡傳送大量關於會議場地、住宿、餐飲、娛樂等方面的實景資料，讓會議方提前做到成竹在胸； 3. 如有需求，可派專人協助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、遊、娛樂等相關方面的情況； 4. 確定方案，簽訂合同，預付定金。
二。 會中 3. 會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等； 4. 會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求； 5. 會議餐飲：用餐時間、用餐標準及其他特殊要求的安排； 6. 會議旅遊：旅遊線路行程、用車、導遊等安排和確認； 7. 會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認； 8. 會議禮品：會議禮品的採購、發放服務； 8. 會議服務：會議代表合影留念、爲代表提供文祕服務及相關服務。
三。 會後 1. 結帳：提供會議過程中的詳細費用發生明細及說明，專人與客戶進行覈對並結帳； 2. 資料：會議後的資料收集，根據客戶要求製作會議通訊錄或花名冊；。
9.會議通知怎麼寫會議通知格式 1、標題。
有完全式和省略式兩種。 ①完全式包括髮文機關、事由、文種。
②省略式，例如《關於**的通知》。 通知內容簡單的，只寫“通知”兩字，這也是省略式的一種。
2、正文。 有的正文比較簡單，只講明爲什麼發佈或批轉這一檔案，有哪些原則要求，主要的具體內容應看所附檔案。
有的正文寫多幾句，借題發揮，補充強調有關要求，或作出指示，佈置相應的工作。也就是要遵照執行、貫徹落實的具體內容在附件裏，而不是在批轉的通知中。
批轉通知只是一個載體。書面通知按傳遞方式分，有內部傳遞通知、郵寄傳遞通知和報紙、廣播、電視通知；按作用又可分爲預告通知和正式通知。
會議邀請函、請柬也是會議通知的書面形式。 書面通知以寄、發書面文字的形式所進行的會議通知。
會議書面通知除具有正規莊重的特點外，也具有備忘和作爲會議入場或報到憑證的作用。發會議通知要儘量早些，以便使與會人員接到通知後，有充足的時間準備和趕到會場，也便於會務人員安排回程的車、船、機票。
有的會議對發通知有規定的時間，如人大常委會議的通知要在報到前1周至2周發出。當然，一般的會議沒有必要過早發通知，以免情況發生變化而變更會期。
做好發通知這項工作，需要在平時打好基礎，不能忽視一些細小、瑣碎的事情。例如領導人、委員、代表們的通訊地址、工作單位、住址等難免發生變化，要注意及時修正。
機關單位內部所發的書面通知，要求當事人簽名，當事人不在，請別人代轉通知，也要求代轉通知人簽名，事後通知人要追蹤落實。 電報通知寫電報時要求在明瞭的基礎上做到簡潔，但不該壓縮的文字不能壓縮，容易產生歧義的詞句不能壓縮，各項內容都要寫得明確具體，不能讓對方猜測。
在不能確認被通知單位或個人是否參會時，應要求對方接到通知後回電。 傳真和電腦通知：務必弄清對方是否收到、收全通知，收到的通知是否清晰。
如果只是個別地方不清晰，可以透過電話方式告訴對方。如果整頁模糊不清，就要重新發送一次。
如果仍然模糊不清，就要考慮採取電話方式了，讓對方做好電話通知的記錄。 牆報通知牆報通知要求寫清何事、何時、何地、何人這幾個要素。
如果參會對象無法預計（比如一些自由參會的演講會、報告會），要安排大一點的會場才行，以免到會人數太多，會場容納不下，造成不好的效果。 會議通知格式範例一 關於召開機關各部門XX年工作總結XX年工作打算彙報會的通知機關各部門： 爲深入查找XX年機關各部門工作不足，便於安排佈署XX年機關各項工作，經研究決定，我局將於近期召開機關各部門XX年工作總結、XX年工作打算彙報會。
要透過此次會議，查找工作不足、總結管理經驗、強化發展共識、明確責任事項，爲實現企業快速發展、科學發展、和諧發展奠定基礎。 一、會議時間：年月日時 二、會議地點：xx大院xx會議室 三、會議主要內容 機關各部門負責人彙報XX年各項工作任務完成情況和XX年具體工作打算。
四、參加會議人員 局領導、專員、監事會zhu/xi，機關各部門（含機關附屬部門）全體工作人員。 五、有關要求 （一）與會人員要準時參加會議，無特殊情況不得請假。
機關各部門到會場簽到後，必須報送彙報材料一份，用於XX年度效能監察。 （二）機關各部門要高度重視此項工作，工作總結要客觀實際，真正查找到工作的不足。
工作安排要站在加強自身建設、提高行政能力，特別是有效發揮機關部門監督職能的角度，結合部門優勢和業務特點，創新性地確定今年的工作目標和任務。彙報中要列出主導性和創新性工作的實施步驟和時間進度。
（三）彙報材料形成後，要組織本部門人員座談討論、認真修改、提高質量，堅決防止言之無物、偏而蓋全。彙報材料字數在1600字左右，彙報時間控制在8分鐘以內。
望相互轉告，屆時準時參考！ xxx辦公室 xx年x月x日 會議通知格式範例二 **廠關於召開計劃生育工作會議的通知所屬各單位： 爲了總結交流經驗，研究分析存在的問題，進一步貫徹落實省、市計劃生育工作會議精神，做好今年計劃生育工作，經研究決定召開計劃生育工作會議。現將有關事項通知如下： 一、會議內容： 二、參加人員： 三、會議時間、地點 **廠 *年*月*日 會議通知格式範例三 關於召開XX年顏料行業工作會議的通知各顏料企業及塗料相關單位： XX年是我國“xxx”規劃開局的第一年。
如何在新的一年乃至整個“xxx”期間進一步落實科學發展觀，優化產業結構，合理調整產品結構，把握市場定位，改變經濟增長方式，保持顏料工業健康有序的向前發展，是整個顏料行業當前亟待解決的重要課題和任務。爲促進國內顏料企業在新時期有更大的進步與發展，從整體上提高行業自主創新能力和水平。
中國塗料工業協會研究決定XX年5月25 日在成都召開XX年全國顏料行業經濟工作會議。 會議由中國塗料工業協會和顏料各專業分會聯合主辦。
會議的主題是“引領顏料行業走向未來”。此次會議將邀請政府有關職能部門、科研院所、專業協會以及在顏料應用領域潛心研究的專家、學者進行有針對性的專題講座和報告。
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