什麼是受控檔案|受控檔案是什麼意思

1、受控檔案指按照發放範圍登記、分發或獨立存檔管控，並能保證收回的檔案。它主要是由文控中心和認證辦共同管控。

2、這是一種標準性、責任制的檔案，必要修改時需要進行申請，並登記ECN檔案，審覈批准，同時ECN也必須受控。檔案封面一般加蓋受控圖章。受控檔案是“非受控檔案”的對稱，凡是能夠產生多個修改狀態或多個版本的檔案都是受控檔案，也就是說凡是存在修改和換版的檔案就是受控檔案。受控檔案主要是控制使用檔案的唯一有效版本。受控檔案可以複製閱讀參考，但複製的檔案不生效。許多公司還將受控檔案拍成照片，上傳到內部局域網，以供有需要或爭議時直接在網絡上檢視，這樣可以避免原件的丟失和損壞。一般來說這些檔案是長期使用並始終處於修改和換版狀態的檔案，如：成本手冊、程序檔案、各種規章制度、定額、標準成本、預算等。 受控檔案作廢時，應從所有使用場合及時收回，以防止其誤用。

3、受控檔案，之所以需要“受控”，是因爲其重要性，標準性和責任性。所以，需要制定相關的管理制度，並由文控部門進行管控監督，防止被非正規修改，或對檔案不重視、隨意損壞或丟失。正是因爲其具有標準性，所以如有修改版或新版本分發出去，需要回收舊的檔案，以防止誤用。這也是受控檔案與其他檔案的最大區別。因此，複印版的受控檔案是不生效的，只能用於瞭解參考，不作爲標準和責任的依據。