高效率辦公之文檔分類管理

方法

首先可以先把檔案分類，然後按照類別來整理。warfalcon總結過一套資料整理方法，是按照檔案之間的關聯性來分類的，我們可以用這樣的方法把檔案分爲：個人檔案、工作檔案、整理後的資料、未整理資料四個部分。

1、個人檔案包括日記、照片、個人作品、聊天記錄、密碼記錄、證件證明及掃描件、銀行卡照片等。

2、工作資料包括工作記錄、工作總結、公文、項目文檔、客戶及供應商資料、各種報表等。

3、整理後的資料是經過長期積累得到的素材，或總結出的一套完整的資料，比如音頻、視頻、照片、電子書等。

4、未整理的資料可能是下載的電影、歌曲、電子書、圖片、APP、遊戲、軟件程序等。
除此之外，也可以根據檔案的類型進行分類，比如文檔、音頻、視頻、圖片、軟件等；或者根據檔案的來源分類，自制檔案、收集的資料等；還可以根據檔案的用途分類，比如衣食住行、生活娛樂、工作辦公等。
然後將電腦裏的檔案按照分好的類別，對號入座。
最後對分好的檔案進行備份。
針對文檔類的檔案，用可以同步雲端的筆記軟件比較好，這樣多設備隨時隨地都可以用，也不會害怕丟失。之前的印象筆記，有道雲筆記，爲知筆記都是不錯的選擇。這些軟件還可以建立不同的筆記本，添加標籤來加以區分歸類。
檔案的管理是一件長期的事情，所以最好養成定期整理的習慣，這樣不會把檔案積累過多，一次完成太多工作量。當檔案積累到一定時候時，還可以用知識樹和思維導圖的方式加以梳理。